Os traemos una lista de aplicaciones que pueden ser de utilidad para aquellas empresas que quieran empezar a ofrecer teletrabajo a sus empleados.
¿Cómo nos comunicamos?
No hay mucho que comentar acerca de Whatsapp, todos conocemos la popular aplicación de mensajeria, standard de facto en la mensajeria móvil. Muy fácil de usar y perfecta para una comunicación rápida e instantanea. Su principal ventaja es la de ser la aplicación de mensajeria más usada. Ten en cuenta que whatsapp también se puede utilizar desde un ordenador si accedemos a este enlace:
Skype
Una de las aplicaciones de mensajería más usadas en el mundo empresarial. Se necesita registro para su uso, y la calidad de sus llamadas y videollamadas es muy alta, y tiene aplicación de escritorio para ser usada en Windows, Mac y Linux, y aplicaciones móviles para Android e IOS. Desde las versiones de escritorio se puede compartir pantalla, mandar todo tipo de ficheros o incluso mandar dinero.
Hangouts
Una aplicación que destaca por su enorme sencillez de uso, se centra unicamente en llamadas, videollamadas y chat. Sus llamadas suelen tener una calidad altísima, y para utilizarla no hay que instalar nada en el ordenador, simplemente hay que acceder a la siguiente dirección:
Una vez ahí solo tenemos que activar “videollamada” y escribir los correos de la gente a la que queramos invitar, asi de sencillo. Al igual que el Skype, también permite compartir pantalla, y permite hacer videoconferencias de hasta 10 personas de forma gratuita.
Slack
La más completa de todas las que hemos nombrado, permite muchísimas integraciones con otras plataformas (office, google, dropbox, etc…), tiene una interfaz muy cuidada, permite crear canales, etiquetas, proyectos, sincronizar con distintos paquetes ofimáticos, etc… Y además es gratuita para pequeños equipos (con ciertas limitaciones), aunque quizás es algo más compleja de empezar a utilizar que las otras.
¿Cómo organizamos el trabajo?
Una de las cosas que más cuesta a la hora de cambiar el trabajo presencial por el trabajo remoto es como vamos a organizarnos, como se distribuyen las tareas, los trabajos, como sabemos si alguien ha finalizado su tarea, etc…
Una de las mejores opciones es utilizar tableros de tipo kanban. Los tableros de este tipo son muy simples de entender en su modo básico, son simplemente tableros (virtuales en este caso) donde a un lado tenemos las tareas por hacer, en el centro tenemos las tareas que actualmente se estan haciendo, y a la derecha tenemos la que ya esta realizadas. De este modo de un vistazo el encargado puede saber quien esta haciendo qué en cada momento, y los empleados pueden saber cuales son las tareas que tiene por delante.
Ejemplo:
Trello
Trello es una aplicación web que permite crear tableros Kanban de forma muy sencilla, además tiene un plan gratuito que es muy válido para pequeñas empresas, una de las mejores opciones para empezar con este tipo de aplicaciones.
YouTrack
Es una aplicación similar a la anterior, pero bastante más completa(también más compleja), permite hacer informes de tiempo de empleados, proyectos, etc.. Tiene una versión gratuíta que se puede instalar localmente con límite de usuarios. Aunque esta principalmente orientada a desarrollo de software, se puede utilizar perfectamente para otro tipo de empresa.
https://www.jetbrains.com/es-es/youtrack/
Google Calendar
Aunque no es una aplicación del mismo tipo que las anteriores es una aplicación muy válida para organizar la gestión de tiempo/citas en grupos de personas, Google Calendar nos permite crear calendarios y compatirlos con otros usuarios.
¿Cómo compartimos documentos, imágenes, etc..?
Si vas a tomarte en serio el teletrabajo seguramente necesitas compartir archivos con tus compañeros de trabajo o incluso con tus clientes, para ello lo mejor es acudir a soluciones de almacenamiento en la nube, las más conocidas son las siguientes:
Estas opciones suelen tener planes gratuitos con límite de espacio, y luego podemos pagar por un incremento de espacio si lo necesitamos.
Por supuesto desaconsejamos compartir como locos documentos via envio de e-mails, ya que al final acaba llenando la bandeja de entrada de los correos y es poco práctico
¿Qué programas usamos para crear documentos, hojas de cálculo, etc...?
Si en tu trabajo trabajáis mucho con documentos ofimáticos una buena idea es tener una suite ofimática on-line. Asi tus documentos siempre estarán en todos tus dispositivos(escritorio y móvil), podras verlos desde la oficina o desde tu casa simplemente accediendo a tu cuenta, será mucho más fácil compartirlos con otros compañeros de trabajo, enviarlos, etc...
Google Docs / Office 365
La suite de Google y la de Microsoft son las soluciones ofimáticas más usadas. Ambas tienen soluciones para crear documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones, además de otras opciones más avanzadas.
https://www.google.es/intl/es/docs/about/
https://www.office.com/?omkt=es-ES
Collabora Online / Onlyoffice
Estas dos opciones tienen la particularidad de que pueden ser instaladas en un servidor propio dentro de nuestra empresa, aunque para hacer eso se requieren conocimientos técnicos más avanzados.
https://www.collaboraoffice.com/code/
https://www.onlyoffice.com/es/
¿El mejor combo para empezar?
Como podemos ver hay muchas opciones para empezar a teletrabajar, aquí solo hemos puesto algunas básicas que creemos que os pueden ser útiles, algunas de ellas de hecho las usamos en IMTS Design desde hace mucho tiempo, por ejemplo Youtrack, Skype o Google Docs.
Nuestra recomendación para empezar es hacerlo con las herramientas más sencillas de implementar para usuarios neófitos, y según nuestro punto de vista esto seria el combo: Google Docs + Skype ( o Hangout) + Trello.
Esperamos que este artículo haya sido de utilidad.
Comentarios